Оцифрування трудових книжок: що буде зі стажем, якщо не встигнути?

В Україні 10 червня 2026 року завершується перехідний період для оцифрування трудових книжок. Через це багато українців почали хвилюватися, чи не втратять вони страховий стаж, якщо не встигнуть завантажити документи вчасно. Пенсійний фонд України пояснив, що панікувати не варто: якщо паперову трудову книжку не оцифрували до 10 червня 2026 року.

Оцифрування трудових книжок насамперед важливе для людей, які почали працювати до 1 січня 2004 року. Саме за цей період дані про трудову діяльність часто підтверджуються паперовими документами, адже повноцінний електронний облік страхового стажу запрацював пізніше.

Оцифрувати трудову книжку може як сам працівник, так і його роботодавець. Для цього потрібно зробити скан-копії сторінок трудової книжки та завантажити їх на вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України. Перевірити, чи трудова книжка вже є в електронному вигляді, також можна через особистий кабінет на вебпорталі ПФУ. Для цього треба зайти в розділ “Електронна трудова книжка”.

У вкладці “Скан-копії трудової книжки” можна перевірити, чи завантажені документи. А у вкладці “Відцифрована ЕТК” відображається вже готовий результат оцифрування.

Якщо людина втратила трудову книжку через війну, підтвердити стаж можна іншими документами. Це можуть бути трудові договори, відомості про нарахування зарплати, довідки з роботи або виписки з наказів.

Якщо підприємство залишилося на тимчасово окупованій території або перебуває в зоні бойових дій, стаж можуть підтвердити два свідки, які працювали разом із людиною. Але вони самі повинні мати документи, які підтверджують їхню роботу на цьому підприємстві.

Головне питання – що буде, якщо людина не встигла оцифрувати трудову книжку до 10 червня. Відповідь Пенсійного фонду проста: стаж не анулюється, не “згорає” і не зникає.

Після завершення перехідного періоду органи Пенсійного фонду України продовжать приймати та опрацьовувати скановані документи для формування електронних трудових книжок. Також при призначенні пенсії періоди роботи до 1 січня 2004 року можуть враховувати на підставі оригіналів паперових трудових книжок. У Пенсійному фонді також зазначають, що чинними нормативно-правовими актами не передбачено відповідальності за неподання скан-копій паперової трудової книжки у встановлений строк.

Тобто 10 червня 2026 року – це важлива дата завершення перехідного періоду, але не “день обнулення” трудового стажу. Водночас затягувати з оцифруванням все одно не варто, адже електронна трудова книжка спрощує перевірку даних, призначення пенсії та підтвердження стажу без зайвої паперової тяганини.

Особливо це актуально для людей, які через війну втратили документи, переїхали з окупованих територій або не мають швидкого доступу до архівів підприємств.

Нагадаємо, раніше ми писали:

• Українцям за кордоном та на окупованих територіях дозволили підтвердити пенсію онлайн
• Державна соціальна допомога для українців без достатнього стажу: як оформити
• Пенсійна індексація, виплати ВПО та субсидії: які зміни чекають українців з 1 березня
• Пенсії сильно виростуть: міністр Улютін пообіцяв “мінімалку” від 6000 грн
• Колишній очільник Миколаївської прокуратури оформив інвалідність та відсудив захмарну пенсію